Article rédigé par ETL
1. Qu’est-ce ?
C’est un rapport personnalisé en relation avec les activités propres à chaque société ou entreprise, dans lesquelles pourrait se produire un risque pénal propre. Il en est de même pour les tiers qui font partie de l’entreprise et dans lesquels ils doivent réguler les moyens adoptés, que ce soit pour éviter la commission de délits, les organes de contrôle de ces moyens, les canaux de dépôts de plaintes, les protocoles de contrôle internes etc…
- Est-ce obligatoire ?
Après la modification du Code Pénal qui étend la responsabilité à l’entreprise pour les délits commis par ses directeurs et employés, la seule façon d’éviter ladite responsabilité est d’adopter les moyens nécessaires pour informer et superviser ces derniers, via l’élaboration d’un programme de prévention et de détection des délits, qu’on appelle la COMPLIANCE PÉNALE.
- Qui doit élaborer une compliance pénale ?
Toutes les personnes juridiques espagnoles qui exercent une activité qui pourrait comporter un éventuel risque pénal, non pas pour prévenir les délits de blanchiment de capitaux ou de corruption mais pour les délits de vol, d’escroquerie, contre l’environnement, les insolvabilités punissables, les délits contre la propriété industrielles ou intellectuelle, etc…
Les entreprises étrangères devront obliger leurs filiales espagnoles à s’adapter à la réglementation espagnole, plus exigeante que le reste de l’Europe, concernant le sujet.
- Les avantages de la compliance
En plus d’éviter l’imposition de sanctions et la responsabilité pénale, cela permet de garantir aux clients l’exercice d’une activité transparente de la part de l’entreprise.
Certaines législations, comme celles des États-Unis ou du Royaume-Uni, imposent à leurs entreprises la nécessité dans les transactions internationales d’exiger la compliance pour la prévention de risques et délits. Il y a aussi des organes internationaux qui, pour accorder des prêts, des subventions ou des aides, l’exigent pour la concession de ces derniers.
- Exigences minimales que doit remplir la Compliance
a) Analyse de risques, c’est-à-dire, une étude approfondie de chacune des entreprises en fonction de l’activité qu’elles mènent et des comportements criminels qu’elles pourraient commettre en interne et vis-à-vis des tiers, en relation avec chacune d’entre elles.
Certains des processus dans lesquels il peut exister des sanctions pénales sont les suivants : le processus de comptabilité, la gestion et sécurité de l’information, la gestion des Ressources Humaines, la recherche de nouveaux produits et services, la distribution, la prévention de blanchiment de capitaux, la gestion des subventions et la gestion des brevets et marques.
b) Plan de prévention et contrôle structuré sur la base du rapport antérieur qui doit contenir les éléments suivants :
– Nomination des responsables, ce qui s’appelle précisément le Compliance Officer ou l’Officier d’accomplissement.
– Formation initiale aux responsables
– Générer un canal de communication interne et informer les employés quant aux éventuelles incidences qui pourraient surgir (boîte de courriels, avocat externe qui reçoit les notifications des travailleurs, etc…) Ce canal de communication doit être simple pour le communicant, de large diffusion et être confidentiel.
– Coordination avec les tiers qui pourraient générer des risques
– Régulation d’un régime disciplinaire au niveau du travail, en cas d’inaccomplissements légaux avec une communication explicite aux personnes intervenantes.
– Rédaction des actes de l’organe de contrôle
6. Qui est le Compliance Officer ou l’Officier d’accomplissement ?
Il constitue l’organe ou la personne de toute entreprise, en fonction du volume de cette dernière. Il est nommé pour qu’il veille à l’accomplissement effectif de la réglementation relative à la prévention sur la commission de délits par les directeurs et travailleurs. Ledit organe ou la personne possédant ces fonctions doivent remplir les circonstances suivantes :
- Disposer d’un pouvoir suffisant pour superviser l’efficacité des contrôles internes
- Avoir la même assiduité dans l’accomplissement de ses fonctions
- Informer sur les éventuels risques et manquements
- Ils doivent être indépendants, avoir un accès direct à l’organe du Gouvernement, et être doté de ressources matérielles et économiques adéquates pour exercer leurs fonctions
Pour les personnes juridiques de petites dimensions, autorisées à présenter des comptes annuels simplifiés, les fonctions de supervision peuvent être assumées directement par l’organe d’administration, sans besoin de nommer un Compliance Officer
- Obligations du Compliance Officer
La principale obligation d’accomplissement de l’Officier consiste à informer des possibles risques et inaccomplissements, mais cela requiert l’exercice d’une série de tâches :
- L’identification des obligations de chaque entreprise et l’élaboration de Codes d’éthique propres
- Comprendre les procédés y processus de l’entreprise
- Fournir aux travailleurs les moyens nécessaires pour l’accomplissement des normes et résoudre toutes les éventuelles questions qu’il pourrait y avoir en la matière.
- Implanter les moyens nécessaires qui lui permettent de connaître les risques, les incidences et les infractions qui se produisent.
- Identifier les risques dérivés de ses relations avec les clients
- Responsabilités face à la faute de la compliance pénale
– En premier lieu, le Code Pénal établit que l’exemption de responsabilité des personnes juridiques, pour les délits commis par ses directeurs et travailleurs, exigera l’implantation des moyens de contrôle et de surveillance pour prévenir les délits.
– La responsabilité incombera à la société mère étrangère, en supposant qu’elle n’ait pas exigé à sa filiale l’implantation des moyens nécessaires.
9. Responsabilité du Compliance Officer
C’est une question qui n’est pas encore résolue, mais en principe, bien que l’on pourrait penser que la responsabilité pénale pour les délits non évités par la personne judiciaire retombe automatiquement sur le Compliance Officer, cela ne se passe pas ainsi. Bien que ce dernier ait en charge de surveiller le devoir de l’administrateur, c’est aussi lui qui a le pouvoir de garantie.
Ma Jose Criado
